Effiziente Kommunikation für Softwareteams

Softwareentwicklung besteht nicht nur aus „Code schreiben“. Ein Großteil des Entwicklungsprozesses hat mit Menschen und damit mit Kommunikation zu tun. Entwicklungsteams benötigen nicht nur ein hohes technisches Wissen sowie idealerweise ein starkes Domänen-Know-how, sondern auch ausgeprägte Softskills. Je nach Phase im Softwarelebenszyklus, spielt Kommunikation eine kleinere oder größere Rolle: Anforderungen beim Kunden aufnehmen, Storys für das Sprintbacklog schreiben und erläutern, Storyinhalte besprechen, darauf aufbauend Lösungsideen entwerfen, gemeinsam schätzen, Feedback auf Prototypen einholen, schulen, coachen im Pair- oder Mob-Programming, Probleme und Lösungsideen beschreiben usw.

Kommunikation will geübt sein

Je besser diese Kommunikation ausgestaltet ist, desto besser kann die Software implementiert werden. Klare Anforderungen, Testdefinitionen sowie klare Rückfragen und Antworten sorgen dafür, dass auch das implementiert wird, was wirklich gewünscht wurde.

Aber Kommunikation will geübt sein. Natürlich gibt es bei INTENSE die traditionellen Workshops zum Thema Kommunikation. Aber wir gehen auch den Weg über agile Spiele, um Kommunikationsmuster und Kollaborationsstile sichtbar zu machen, darüber zu reflektieren und zu verbessern. Das spielerische Szenario basiert auf der App „Escape the BOOM“ und ist dabei in eine kleine Geschichte eingebettet:

Das Szenario

„Und als du noch darüber nachdenkst, wie man Kommunikation verbessern könnte, klingelt der Postbote bei dir. Er ist schon wieder auf dem Sprung, als du die Tür öffnest. Du siehst ihn auffällig gehetzt weglaufen. Er hat wohl viel Stress. Du wunderst dich etwas, nimmst das Paket hoch und bringt es in dein Arbeitszimmer. Komisch, du hattest doch nichts bestellt. Und ziemlich schwer ist das Paket auch. Und…. tickt das Paket? Das Paket tickt. Wieso tickt das Paket? Du öffnest mit zittrigen Händen den Karton und siehst… es ist eine Bombe. Wie bei James Bond, bloß auf deinem Tisch. Eine echte Bombe. Mit Kabeln und Schaltern und komischen Zeichen. Sieht kompliziert aus und ein Timer zählt schon herunter. Was jetzt? Du hast keine Ahnung. Also rufst du dein Team zu einer schnellen Videokonferenz und versuchst mit ihnen die Bombe zu entschärfen. Die sind doch ziemlich gut im Googlen. Die können sicher helfen. Die Zeit läuft…“

Das Team muss die Bombe gemeinsam entschärfen

„Escape the BOOM“ ist ein Spiel, bei dem ein Team gemeinsam eine Bombe entschärft. Eine Person hat die Bombe (die App) und die anderen Personen haben jeweils ein Bombenentschärfungshandbuch. Das Handybuch enthält über 30 Seiten Anweisungen, wie man die einzelnen Komponenten einer Bombe sicher entschärfen kann, inklusive komplizierter Ausnahmeregelungen und Querabhängigkeiten. So gibt es Zeitschalter und Taster, Flaggenrätsel, Drähte zum Durchschneiden und vieles mehr. Das Team gewinnt oder verliert gemeinsam. Wenn der 5 Minuten Timer des Zünders der Bombe abgelaufen ist und sie explodiert, ist das Spiel zu Ende. Das Team kommt in die nächste Runde, wenn sie die Bombe gemeinsam schafft zu entschärfen.

Der Faktor Kommunikation wird stark gestresst durch die Regel, dass nur eine Person die Bombe sieht und diese den anderen Teammitgliedern beschreiben muss. Diese suchen dann im Lösungsbuch nach Hinweisen, wie die Bombe entschärft werden kann. Nur wenn gut erklärt wird, wie die Bombe aussieht, klare Rückfragen gestellt werden, möglichst spezifische Antworten gegeben werden, kann die Bombe entschärft werden. Kommt es zu Missverständnissen macht es … „Boom“.

Der Schwierigkeitsgrad steigt mit jedem Level: es gibt mehr Bomben-Komponenten, die es zu entschärfen gilt. Diese werden komplizierter und sind teilweise voneinander abhängig. Hier kommt nun das Thema Kollaboration zu Tragen: wie kann sich ein Team so organisieren, dass es diese Menge an Aufgaben und Komplexität in den Griff bekommt.

Ablauf des Workshops

Der Workshop dauert ca. eine Stunde und ist ideal für Gruppen zwischen 4 und 6 Personen. Er läuft wie folgt ab:

Kurz vor dem Workshop werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gebeten, „Escape the BOOM“ zu installieren. Sie bekommen das Lösungshandbuch, idealerweise ausgedruckt. Das „Wühlen“ im Papier macht wesentlich mehr Spaß als die Suche in einem PDF, erzeugt allerdings Müll.
Das Team trifft sich und ein Coach stellt das Szenario vor, alle Webcams sollten dauerhaft aktiviert sein.
Ein Mitglied des Teams startet die App und spielt die Rolle der Person, der die Bombe sieht und diese für den Rest des Teams beschreibt. Nur diese Person darf die Bombe sehen.
Die anderen Teammitglieder nehmen das Lösungshandbuch zur Hand.
Die Runde startet mit dem einfachsten Level. Das Team lernt dabei den grundsätzlichen Umgang mit dem Spiel kennen.
Es wird begonnen, die Bombe zu beschreiben und das Team versucht herauszufinden, wie diese entschärft werden kann. Entweder hat das Team Erfolg oder die Bombe explodiert, weil die Zeit abgelaufen ist oder ein Fehler beim Entschärfen gemacht wurde.
Explodiert die Bombe, bespricht das Team beispielsweise in drei Minuten kurz, was es beim nächsten Versuch besser machen will. Explodiert sie nicht, geht es in die nächste Runde mit höherem Schwierigkeitsgrad. Die Rollen können durchgetauscht werden, so dass verschiedene Personen einmal die Bombe beschreiben müssen.
Ca. 15 Minuten vor Workshopende gibt es eine Retrospektive.

Im Workshop wird gut sichtbar, wie am Anfang die Kommunikation und Organisation des Teams noch keine große Rolle spielt. Die Bombe zu entschärfen ist relativ einfach, so dass das Team oft einen schnellen Erfolg feiern kann.

Stolpersteine während des Workshops

Mit steigendem Schwierigkeitsgrad und Zeitdruck kommt es dann aber zu verschiedenen Stolpersteinen:

Die Bombe wird nicht genau genug beschrieben – es fehlen wichtige Informationen.
Es ist nicht klar, über welches Modul der Bombe gesprochen wird und das Team ist verwirrt.
Es wird zu viel beschrieben, auch unwichtige Dinge werden erklärt, die eher stören und Zeit kosten.
In der Kommunikation fehlt es an einer einheitlichen Domänensprache. Teammitglieder haben für dasselbe Modul der Bombe verschiedene Namen. Man spricht aneinander vorbei.
Die Teammitglieder sind unorganisiert und unstrukturiert, sie versuchen, das gleiche Modul zu lösen, es gibt keine Parallelisierung und Spezialisierung von Arbeit.
Das Team kommuniziert unklar an den Bombenentschärfer oder mehrere Teammitglieder bieten gleichzeitig verschiedene Lösungen an.
Die Kommunikation ist voller Füllphrasen und -wörter, die Zeit kosten. Beispielsweise: „so jetzt fangen wir mal an“, „also das erste Modul, dass ich euch beschreibe ist …“.
Es wird festgestellt, dass etwas im Team nicht richtig verstanden wird. Trotzdem wird die Erklärung auf die immer selbe Weise sonor wiederholt. Es wird nicht versucht, es auf andere Weise zu erklären.
Die Diskussion emotionalisiert sich stark.
Es werden keine Notizen gemacht oder Hilfsmittel verwendet, um effizienter zu sein.
usw.

Teilweise realisiert das Team diese Probleme sehr schnell selbst, auch schon während der Entschärfung der Bombe. Diese werden durch den hohen Zeitdruck bei der Entschärfung der Bombe viel schneller sichtbar als beispielsweise im Projektalltag. Teilweise kann der Coach durch hilfreiches Fragen das Team unterstützen, die Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden.

Es gibt dabei Aha-Effekte, die schon während des Workshops einen Bezug zum Arbeitsalltag herstellen, zum Beispiel im Kontext von unklarer Definition von Anforderungen oder unspezifischer Rückfragen.

Remote oder vor Ort?

Der Workshop profitiert davon, wenn das Team gemeinsam an einem Ort ist. Er eignet sich aber auch sehr gut, um das Thema in einem remote-Kontext zu stellen. Denn viele Teams arbeiten inzwischen, nicht nur durch die Corona-Pandemie getrieben, an verschiedenen Standorten und kommunizieren digital. Ein positiver Nebeneffekt dieses spielerischen und interaktiven Workshops ist, dass er auch positiv für das Teambuilding ist.

Wo gibt es die App?

Escape the BOOM kann kostenlos ausprobiert werden und ist für IOS und Android verfügbar. Mehr Informationen sind auf der offiziellen Homepage escape-the-boom.com zu finden. Ein Vorteil der App gegenüber anderen Spielen, die nur am PC gespielt werden können, ist, dass der Entschärfer die Bombe wirklich physisch in den Händen hält und auch anheben und drehen muss, um sie zu entschärfen.

Künstlerin des Header-Bilds: Lilian Bergmann

Der Autor

Dominik Panzer

Dominik verantwortet als Entwicklungsleiter die technische Produktentwicklung der Intense AG und unterstützt Teams als Technical Agile Coach in den Bereichen Prozesse, Testautomatisierung, Methodiken und Clean Code. Er ist Initiator der Clean Code Advocate Initiative der INTENSE AG.