Retrospektive mit Lean Coffee: Austausch auf Augenhöhe braucht keine Agenda

Retrospektiven sind inzwischen ein etabliertes Instrument im Alltag, das nicht nur in Scrum-Teams genutzt wird, sondern auch darüber hinaus. Mit Retrospektiven möchte das Team ein wichtiges Ziel erreichen: Erkenntnisse aus der Vergangenheit sammeln und dadurch einen stetigen Verbesserungsprozess ermöglichen, um die eigene Arbeit besser, effizienter, qualitativ hochwertiger und zufriedenstellender für Team und Stakeholder zu gestalten.

Ein wichtiger Punkt ist dabei eine offene Grundhaltung: jedes Teammitglieder hat sein Bestes gegeben und arbeitet zum Wohle des Teams. In der Retrospektive auftretende Themen, Probleme und Verbesserungsvorschläge sind daher keine individuelle Kritik, sondern das Streben des Gesamtteams, besser zu werden.

Wie schafft man positive Grundhaltung in der Retrospektive? Wie motiviert man das Team zum zielgerichteten Austausch?

Die Grundhaltung und das Setting hat sich das Team oft schon vor der Retrospektive erarbeitet – durch eine gute Zusammenarbeit und offene Atmosphäre. Ist dies nicht gegeben, handelt es sich meist um einen längerfristigen und durch Coaching begleiteten Prozess, dieses Vertrauen herzustellen oder wieder herzustellen. Oft spielen Themen wie Klärung von Erwartungshaltungen, Transparenz, Arbeitsaufteilung, Vertrauensvorschuss und Kommunikation dabei eine Rolle.

In der eigentlichen Retrospektive gilt es dann eine Methodik zu entwickeln, um möglichst die wichtigsten Erkenntnisse aus beispielsweise dem vergangenen Sprint zusammenzutragen, zu diskutieren und umsetzbare Maßnahmen zu generieren. Hier hat es sich bewährt, mit abwechselnden Methoden zu arbeiten, um das Team immer wieder mit einer neuen Perspektiven und Denkrichtung auszustatten.

Eine Methode, die wir bei INTENSE auch in Retrospektiven anwenden, ist das Format „Lean Coffee“.

Was ist die Lean Coffee-Methode?

Zeitaufwendig, nicht zielführend und unproduktiv – so gelten Meetings häufig. Die Kritik ist dabei oft mangelnde Zielsetzung, unterschiedliche Interessen und eine fehlende Agenda. Die Methode Lean Coffee versucht nicht, diese Kritikpunkte zu beseitigen, sondern nutzt sie positiv für sich: Lean Coffee ist ein agendaloses Treffen ohne Zielsetzung und Teilnahmeverpflichtung. Sozusagen ein strukturiertes Format, ohne dass es eine Struktur benötigt. Im Kontext einer Retrospektive wird es allerdings etwas verändert genutzt: Es wird eine grobe Fragestellung oder Zielsetzung vorgegeben. Schließlich soll auf “irgendetwas” zurückgeblickt und daraus eine Verbesserung für die Zukunft erzielt werden.

Wie wird das Lean Coffee-Meeting vorbereitet?

Schritt 1 Es wird ein virtuelles oder reales Kanban-Board erstellt. Wir nutzen hierzu die App Mural. Das Board beinhaltet drei Spalten: zu diskutieren, in Diskussion, diskutiert. Idealerweise sind bereits Klebezettel in verschiedenen Farben vorbereitet, die von den Teammitgliedern genutzt werden können.

Schritt 2

Zusätzlich existiert ein Bereich, in dem später die aus der Diskussion heraus entwickelten Maßnahmen mitprotokolliert werden können. Auch hier sollten bereits leere Sticky Notes vorhanden sein.

Schritt 3

Der Zeitrahmen für das Lean Coffee muss bestimmt werden. Dies ist ein sehr individueller Faktor und hängt z. B. von der Sprintlänge und generell dem Diskussionsbedarf des Teams ab. Unserer Erfahrung nach kann durch die Systematik des Formats auch in einer Stunde viel erreicht werden.

Schritt 4

Die Einladung wird an das Team versendet und das Format und die zentrale Fragestellung in dieser kurz erklärt. Die Fragestellung kann sehr offen sein, wie z. B. „Worüber möchtet ihr in Bezug auf den letzten Sprint sprechen?“ oder „Was lief gut, was lief schlecht?“. Sie kann aber auch situationsabhängig sehr konkret sein wie „Wie können wir unseren Deploymentprozess verbessern?“, wenn dies ein großer und bekannter Painpoint im Team ist.
Dabei hat das Team bereits vor dem Termin die Möglichkeit, auf dem Board im Bereich „zu diskutieren“ Themenwünsche festzuhalten. Optional kann die Anzahl der Klebezettel pro Person limitiert werden, um das Team zu motivieren, den Fokus auf die für sie individuell wichtigsten Punkte zu legen.

Während des Meetings: Das eigentliche Meeting folgt dann einem strukturierten Ablauf und wird von einem Moderator begleitet

Schritt 1

Wenn die Spalte „zu diskutieren“ noch nicht gefüllt ist, kann sie in einer fixen Timebox von beispielsweise fünf Minuten durch das Team in Einzelarbeit gefüllt werden. Mural unterstützt dabei mit einem integrierten Timer.

Schritt 2

Anschließend hat jedes Teammitglied eine Minute pro Thema Zeit zu erläutern und aufzuzeigen, wieso es für das Team wichtig ist.

Schritt 3

Sind alle Themen vorgestellt, beginnt die Priorisierungsphase per Dot-Voting mit beispielsweise 3 Klebepunkten. Jedes Teammitglied klebt die Punkte auf die Klebezettel und legt somit fest, welches Thema für ihn oder sie am wichtigsten ist. Mural unterstützt auch diesen Prozess. Dieser Teil des Lean Coffee wird mit einem Timer von beispielsweise 5 Minuten zeitlich begrenzt oder endet, sobald alle Mitglieder abgestimmt haben. Durch das Dot-Voting ergibt sich eine Priorisierung der Themen.

Schritt 4

Nun startet die eigentliche Diskussion mit dem am höchsten priorisierten Thema. Der Klebezettel wird in die Spalte „in Diskussion“ verschoben und der Themenersteller eröffnet die Runde. Die Diskussion wird auf 10 Minuten begrenzt. Sind die 10 Minuten vergangen, entscheidet das Team per Mehrheitsentscheid oder Veto, ob weitere 5 Minuten diskutiert werden soll, oder ob das Thema abgeschlossen ist und eine Maßnahme erarbeitet wurde. Das Voting kann durch Handheben oder die „melden“-Funktion in virtuellen Teams realisiert werden. Der Prozess lässt sich immer wieder wiederholen oder variieren: So kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein Thema nur zwei Mal weiter diskutiert wird oder die „Verlängerungszeit“ halbiert sich mit jeder Verlängerung.

Schritt 5

Ist das Thema fertig diskutiert, so wird es in die Spalte „diskutiert“ verschoben und die Maßnahme oder Erkenntnis im hierfür vorbereiteten Bereich festgehalten.

Schritt 6

Das nächstwichtigste Thema wird diskutiert.

Schritt 7

Das Meeting endet, wenn alle Themen diskutiert sind oder die geplante Meetingzeit zu Ende ist. Die festgehaltenen Maßnahmen werden umgesetzt.

Das Lean Coffee-Format für die Retrospektive hat Herausforderungen und Nachteile, derer sich das Team bewusst sein muss

  • Eine adäquate Moderation ist sehr wichtig und das Team benötigt eine hohe Disziplin. Leidet das Team an Kommunikationsdefiziten wie Paraphrasieren und langwierige Monologe, sinken die Chancen auf ein gutes Ergebnis.
  • Das Protokollieren von Maßnahmen und Erkenntnissen kann aufgrund der Intensität der Diskussion sehr anstrengend sein.
  • Es können oft nicht alle Themen diskutiert werden. Dem Team obliegt es, wie damit umgegangen wird.

Welche Erfahrungen haben wir mit dem Lean Coffee-Format für die Retrospektive gemacht?

Lean Coffee als Format für eine Retrospektive führte bei uns zu sehr guten inhaltlichen Ergebnissen, einem effizienten Meetingablauf und gleichzeitig sehr positivem Feedback im Team:

  • Das Format ist sehr einfach und aufwandsarm.
  • Das Team hatte durch das Board eine visuelle Hilfe für das Meeting.
  • Trotz fehlender inhaltlicher Agenda war das Meeting strukturiert.
  • Die Entscheidung, worüber diskutiert wird, fällt im Team. Dabei spielten offene oder versteckte Hierarchien keine Rolle in der Entscheidung, was diskutiert wird.
  • Es wird das wichtigste Thema zuerst diskutiert und nicht das Thema, welches einzelne subjektiv als das wichtigste empfinden.
  • Das Timeboxing führt zu einem hohen Level an Fokus.
  • Durch die Möglichkeit die Timeboxes zu verlängern, entgeht das Team der Falle der fixen Timeboxes, die oft nicht ausreichen bzw. an deren Ende keine Maßnahme steht.

Dadurch, dass es einfach zu handhaben und aufwandsarm ist, können wir nur jedem empfehlen, dies auszuprobieren. Es lohnt sich. Viel Erfolg dabei!

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